Onglets communs

Tous les modules incluent l’onglet Admin :

La plupart des détails de cet onglet sont saisis automatiquement par le Système lorsque l’enregistrement est ajouté et modifié, et sont en lecture seule.

Groupe de Champ	Champ	Description
Anciennes données		Les données originales importées dans cet enregistrement EMu lors de la migration des données.
Détails de l’Insertion
	Inséré par	Nom de l’utilisateur responsable de l’insertion de l’enregistrement.
	Date d’Insertion	Date de l’insertion de l’enregistrement.
	Heure d’Insertion	Heure de l’insertion de l’enregistrement.
Détails de la Modification
	Modifié par	Nom de l’utilisateur responsable de la modification de l’enregistrement la plus récente.
	Date de Modification	Date de la modification de l’enregistrement la plus récente.
	Heure de Modification	Heure de la modification de l’enregistrement la plus récente.
Détails de l’Importation
	Identificateur de l’Importation	Un code optionnel que les utilisateurs peuvent entrer lorsqu’ils importent des enregistrements avec l’outil Importer.
	Identificateur du Système	Un code unique auto-généré par le Système lorsque les enregistrements sont importés à l’aide de l’outil Importer. Un Identificateur Système n’est pas ajouté à un enregistrement existant qui est mis à jour pendant l’importation : quand l’assistant d’importation est utilisé, les nouveaux enregistrements ont un Identificateur Système, les enregistrements existants n’en ont pas. L’identificateur est construit à partir du nom d’utilisateur, de la date et de l’heure (horloge de 24 heures) du début de l’import. Le format de l’identificateur Système est le suivant : nom d’utilisateur-aammjj-hhmm. L’Identificateur Système peut être utilisé pour localiser tous les enregistrements importés dans un lot donné.
GUIDs		Voir Support GUID pour plus de détails.
	Préféré	Oui / Non. Un seul GUID dans la table des GUID peut être marqué comme préféré.
	Type	Liste de consultation des types de GUID.
	GUID	Le GUID même.

Chaque module d’EMu dispose d’un onglet Audit lors de la visualisation des enregistrements en vue Détails. L’onglet affiche la trace d’audit pour l’enregistrement en cours :

Le contenu de l’onglet Audit est généré à chaque fois que l’onglet est consulté. Chaque ligne de la table Trace d’audit est un résumé d’un enregistrement contenu dans le Module Trace d'audit. Pour voir l’ensemble des traces d’audit :

1. Sélectionnez une ou plusieurs lignes dans le tableau Trace d’audit.
2. Cliquez sur le bouton Afficher les fichiers joints à côté du tableau.

   Le module Traces d’audit s’ouvre et affiche le ou les enregistrements sélectionnés.

Conseil : Pour afficher tous les enregistrements répertoriés dans le tableau Trace d’audit, cliquez sur sans sélectionner de ligne du tableau.

De nombreux modules contiennent l’onglet Multimédia :

Les enregistrements des ressources (images, vidéo, audio, documents, etc.) dans le module Multimédia peuvent être joints aux enregistrements dans d’autres modules. Les fichiers multimédias joints s’affichent dans l’onglet Multimédia de ces modules. Nous voyons ici l’onglet Multimédia du module Catalogue, avec neuf enregistrements multimédia joints (une vignette s’affiche dans le volet Image pour chaque enregistrement multimédia joint) :

Conseil : Il est possible d’ajouter des fichiers multimédias à EMu en faisant glisser un ou plusieurs fichiers multimédias dans le volet Image de l’onglet Multimédia d’un module. Pour chaque fichier déposé, un enregistrement est automatiquement créé dans le module Multimédia et joint à l’enregistrement en cours.

Lorsque l’onglet Multimédia est sélectionné dans le volet des onglets d’un module en mode Affichage (comme ci-dessus), le ruban comprend un onglet avec des options de gestion et d’affichage des médias :

Barre d’outils multimédia et menu contextuel

Une barre d’outils multimédia s’affiche également dans l’onglet Multimédia :

Les options de la Barre d’outils multimédia sont également disponibles à partir d’un menu contextuel lorsque vous faites un clic droit sur une vignette dans le volet Image (détails ci-dessous) :

Bouton	Nom	Description
	Joindre le multimédia	Ajouter un média à l'enregistrement en cours.
	Disjoindre le multimédia	Sélectionnez une vignette dans le volet Image et supprimez ce média de l'enregistrement en cours.
	Afficher les fichiers joints	Visualisez les enregistrements d'un ou plusieurs fichiers multimédias joints dans le module Multimédia : Si aucune vignette n'est sélectionnée dans le volet Image, les enregistrements de tous les médias joints s'ouvriront dans le module Multimédia. Si une ou plusieurs vignettes sont sélectionnées dans le volet Image, seul le ou les enregistrements du média sélectionné s'ouvriront dans le module multimédia.
	Lancer le visionneur	Sélectionnez une vignette dans le volet Image et lancez une application associée pour voir le média.
	Sauvegarde des fichiers multimédia (téléchargement)	Téléchargez les médias.
	Voir tous les fichiers multimédia	S'il y a plus d'une ressource jointe à l’enregistrement en cours, affichez les vignettes des ressources jointes dans le volet Image.
	Voir le fichier multimédia actuel	S'il y a plus d'une ressource jointe à l'enregistrement en cours, affichez la ressource sélectionnée dans le volet Image.
	Naviguer dans les fichiers multimédia	Faites défiler les ressources multimédia jointes (Premier, Précédent, Suivant, Dernier).
	Lecture des fichiers multimédia	Lecture / Pause / Retour arrière de l'audio / vidéo sélectionné.

Vous pouvez également faire un clic droit sur une vignette dans le volet Image pour obtenir un menu contextuel. En plus des options de la Barre d’outils multimédia décrites ci-dessus, plusieurs options supplémentaires sont disponibles dans le menu contextuel :

Commande	2e niveau	Description
Afficher les fichiers joints	>Multimédia en cours	Ouvrez le module Multimédia et visualisez l’enregistrement pour la vignette sur laquelle vous avez fait un clic droit.
	>Multimédia sélectionnés	Lorsqu’une ou plusieurs vignettes sont sélectionnées dans le volet Image, ouvrez le module Multimédia et affichez les enregistrements pour les vignettes sélectionnées.
	>Tous les multimédia	Ouvrez le module Multimédia et affichez les enregistrements de tous les médias répertoriés dans le volet Image.
Sélectionner tout		Sélectionnez toutes les vignettes dans le volet Image.
Inverser la sélection		Inversez la sélection des vignettes dans le volet Image (les vignettes sélectionnées seront désélectionnées et vice versa).
Effacer la sélection		Désélectionnez les vignettes dans le volet Image.

Voir :

• Comment ajouter, modifier, sauvegarder (télécharger) et joindre des fichiers multimédias ?
• Comment visionner multimédia

Comme son nom l’indique, l’onglet Multimédia (Liste) répertorie les fichiers multimédias joints à l’enregistrement en cours :

L’onglet Multimédia (Liste) complète l’onglet Multimédia standard et peut être utile lorsqu’un grand nombre de médias sont joints à l’enregistrement en cours : le chargement d’une liste de pièces jointes dans l’onglet Multimédia (Liste) est rapide, alors que le chargement d’un grand nombre de vignettes dans l’onglet Multimédia peut prendre un certain temps.

Les options incluent :

• Afficher la fiche multimédia de chaque média joint en cliquant sur Voir les multimédia joints .

  Le module Multimédia s’ouvre et répertorie tous les enregistrements pour les médias joints.

• Pour joindre un ou plusieurs enregistrements Multimédia à l’enregistrement en cours :

  1. Placer le curseur dans la ligne contenant l’astérisque (*).

  2. Cliquer sur Joindre .

     Le module Multimédia s’ouvre en mode Requête, ce qui permet de rechercher un ou plusieurs enregistrements à joindre à l’enregistrement en cours (pour en savoir plus sur la façon de rechercher et de joindre des enregistrements, cliquer ici).

Une de ces deux versions de l’onglet Notes sera disponible sur votre version d’EMu :

Tous les modules, sauf Définition de champs, incluent l’onglet Sécurité :

Avec la Sécurité au niveau de l’enregistrement, il est possible de régler des autorisations déterminant qui peut voir (Affichage), Édition et Supprimer des enregistrements sur une base par utilisateur ou par groupe.

Des critères supplémentaires peuvent être spécifiés dans le Registre pour affiner ces trois privilèges de sécurité standard. Par exemple, il est possible de spécifier que :

• Les enregistrements ayant été Retirés ne peuvent pas être vus par un certain groupe d’utilisateurs.
• Seuls les membres d’un département peuvent éditer et supprimer les enregistrements de ce département.

Il est également possible de rechercher des enregistrements en fonction des autorisations de Sécurité au niveau de l’enregistrement attribuées aux utilisateurs et aux groupes. Si un utilisateur ou un groupe a été supprimé d’EMu, il est toujours possible de retrouver les enregistrements pour lesquels ils avaient des autorisations en utilisant les champs Sécurité (Directe) disponibles dans le mode Requête.

Les détails sur le paramétrage de la Sécurité au niveau de l’enregistrement sont disponibles dans Sécurité au niveau de l’enregistrement.

Les détails pour les Administrateurs Système concernant les paramétrages du Registre pour la Sécurité au niveau de l’enregistrement sont disponibles dans Administration d’EMu.

L’onglet Sécurité		Description
Sécurité		Ajouter / Retirer des utilisateurs / groupes afin de leur donner / retirer des Autorisations pour cet enregistrement.
Autorisations		Spécifier si un utilisateur / groupe a des autorisations d’Affichage, d’Édition ou de Suppression pour cet enregistrement. Comprendre les cases à cocher des Autorisations Case à cocher Description Une autorisation héritée d'un autre groupe. Grisé et non modifiable. Pour modifier cette autorisation pour l'utilisateur / groupe sélectionné, modifiez-la dans le groupe dans lequel elle a été héritée. Une autorisation attribuée à cet utilisateur / groupe. Cette autorisation peut être retirée en cliquant sur la case à cocher. Une autorisation non attribuée. Peut être attribuée à cet utilisateur / groupe.
Département		Sélectionner un Département pour affiner les autorisations d’accès. Voir Comment affiner la Sécurité au niveau de l'enregistrement en spécifiant des critères conditionnels pour plus d’informations.
Accès		Ces valeurs ne sont pas entrées automatiquement par EMu et peuvent être modifiées par l’utilisateur.
	Statut de l’enregistrement	Le statut de l’enregistrement. Par défaut, ce champ est vide ce qui indique un enregistrement actif. Une alternative commune est Retiré.
	Publié sur l’Internet	Indique si l’intégrité et la sécurité des données sont suffisantes pour le publier sur l’Internet. Les options sont : Oui Non
	Publié sur l’Intranet	Indique si l’intégrité et la sécurité des données sont suffisantes pour le publier sur l’Intranet. Les options sont : Oui Non

L’onglet Tâches enregistre les détails d’une ou plusieurs tâches affectées à l’enregistrement en cours :

Comment ajouter une tâche à un enregistrement 

Pour ajouter une ou plusieurs tâches à un enregistrement :

1. Localiser l’enregistrement nécessitant une tâche.
2. Sélectionner l’onglet Tâches.
3. Dans le champ Description : (Informations sur la tâche) entrer une description de la première tâche.
4. Dans le champ Assignée à : (Informations sur la tâche) joindre l’enregistrement de Personnes / Organisations de la personne à qui la tâche est assignée.
5. Dans le champ Assignée par : (Informations sur la tâche) joindre l’enregistrement de Personnes / Organisations de la personne qui a assigné la tâche.
6. Dans le champ Date : (Ouverture) entrer la date à laquelle la tâche doit commencer.
7. Dans le champ Date notif. : (Ouverture) entrer une date de notification (si nécessaire). La personne sélectionnée à l’étape 8 sera avisée par e-mail à cette date du commencement imminent de la tâche.
8. Dans le champ Pers. avisée. : (Ouverture) joindre l’enregistrement de Personnes / Organisations d’une personne à aviser du commencement de la tâche.
9. Répétez l’étape 8 pour toutes les personnes à notifier.

   Pour ajouter une autre personne, sélectionnez l’astérisque (*) dans la liste Personne avisée : (Commencement) avant de cliquer sur Joindre .

10. Dans le groupe de champs Clôture, il est possible de saisir une date prévue pour la clôture, une date de notification et de joindre les enregistrements Personnes / Organisations qui doivent être informées que la tâche doit être terminée.

    Note: Ces champs peuvent également être utilisés pour enregistrer la date réelle de clôture ; pour signaler que la tâche a été terminée, sélectionnez le bouton radio Oui dans le champ Terminé : (Clôture)).

11. Pour ajouter une autre tâche, sélectionner l’astérisque (*) dans la ligne suivante de la liste Tâches ; les champs de l’onglet sont effacés, prêts à être complétés avec les détails de la nouvelle tâche.
12. Sauvegarder l’enregistrement.

    Note: Si les tâches doivent être répétées régulièrement, un Formulaire de Tâches peut être créé et utilisé pour économiser du temps et des efforts.